Em regra, o empregador tem a obrigação de apresentar o documento que comprova que o empregado não optou pelo vale-transporte (normalmente, um termo de recusa ou de não adesão assinado pelo empregado). Isso é porque o vale-transporte é um direito garantido pela legislação (Lei nº 7.418/85), e o ônus de provar que não era devido é do empregador. Testemunhas até podem ser usadas para tentar demonstrar que o trabalhador não precisava de transporte público (por morar perto, por exemplo), mas isso é considerado prova frágil, especialmente se não houver documento formal. A Justiça do Trabalho entende que o direito ao vale-transporte independe da distância, desde que o trabalhador use transporte público para ir ao trabalho. Ou seja: morar perto não justifica, por si só, a não concessão.